Trong tiếng mẹ đẻ, bạn từ chối một cách khéo léo mà không cần suy nghĩ. Bằng ngoại ngữ, phần lớn người học chỉ có một cách duy nhất — cách trực tiếp nhất — vì đó là những gì họ được dạy trước. Kết quả là lời từ chối nghe cứng hơn nhiều so với ý định.
- Ba mức độ từ chối phục vụ ba tình huống khác nhau, đừng dùng một mức cho tất cả.
- Cấu trúc chung: ghi nhận, nêu lý do ngắn, từ chối rõ, và để ngỏ hướng khác.
- Rõ ràng quan trọng hơn khéo léo — một lời từ chối mơ hồ gây rắc rối nhiều hơn.
- Chuẩn bị sẵn vài mẫu cho từng mức, vì trong lúc bất ngờ bạn không nghĩ ra được.
Ba mức độ từ chối
Ba mức dưới đây phục vụ ba tình huống khác nhau. Mức thứ hai được dùng nhiều nhất trong công việc và cũng là mức người học thiếu vốn diễn đạt nhất: từ chối điều được đề nghị nhưng vẫn để ngỏ khả năng bàn tiếp theo hướng khác.
Cấu trúc của một lời từ chối giữ được quan hệ
Bốn phần dưới đây tạo thành một lời từ chối vừa rõ vừa không làm hỏng quan hệ. Phần thứ ba là phần người học hay bỏ và đó là sai lầm: nếu bạn chỉ ghi nhận và nêu lý do rồi dừng lại, bên kia có thể hiểu là bạn còn đang cân nhắc, và sự mơ hồ đó gây rắc rối lớn hơn nhiều so với một lời từ chối rõ ràng.
Những cách nói nên tránh
Bốn kiểu dưới đây đều gây hiểu nhầm hoặc làm hỏng không khí. Kiểu thứ nhất phổ biến nhất với người học: vì thiếu vốn diễn đạt gián tiếp, họ dùng câu phủ định trần trụi, và trong nhiều môi trường làm việc thì câu đó nghe nặng hơn nhiều so với ý định của người nói.
Sai lầm thường gặp
- Chỉ có một cách từ chối duy nhất và dùng nó cho mọi tình huống.
- Từ chối mơ hồ vì ngại, khiến bên kia tiếp tục theo đuổi trong nhiều tuần.
- Nêu lý do dài dòng, biến lời từ chối thành lời biện hộ.
Câu hỏi thường gặp
Từ chối bằng thư hay bằng lời thì tốt hơn?
Thư cho bạn thời gian chọn câu chữ và để lại bằng chứng về những gì đã nói, nên với người còn đang học ngoại ngữ thì thư là lựa chọn an toàn hơn cho những từ chối quan trọng.
Mức độ trực tiếp có khác nhau giữa các nền văn hóa không?
Có, và khác biệt khá lớn. Cách tìm hiểu đáng tin nhất là quan sát chính cách đối tác của bạn viết và nói, thay vì dựa vào những khái quát chung về một nền văn hóa.
Bị từ chối thì nên phản ứng thế nào?
Ghi nhận, hỏi một câu để hiểu rõ lý do, và nếu phù hợp thì đề xuất một hướng khác. Phản ứng bình thản trước lời từ chối cũng là một phần của sự chuyên nghiệp.
Học các mẫu từ chối ở đâu?
Từ thư từ công việc thật mà bạn nhận được, đặc biệt là những thư từ chối gửi cho bạn. Hãy lưu lại những cách nói bạn thấy vừa rõ vừa dễ chịu và dùng chúng làm mẫu.