Phần lớn người chuẩn bị rất kỹ về nội dung đàm phán — con số, phương án, giới hạn — nhưng không chuẩn bị gì về ngôn ngữ. Kết quả là trong phòng họp họ biết mình muốn nói gì mà không nói ra được theo cách mình muốn.
- Chuẩn bị ngôn ngữ là việc riêng, tách khỏi chuẩn bị nội dung.
- Viết ra các câu quan trọng nhất và đọc thành tiếng, đừng chỉ nghĩ trong đầu.
- Chuẩn bị cả cho tình huống bạn không muốn xảy ra, vì đó là lúc bạn dễ bí nhất.
- Hai giờ chuẩn bị ngôn ngữ đổi lại được rất nhiều sự tự tin trong phòng họp.
Quy trình bốn bước
Bốn bước dưới đây làm trong khoảng hai giờ trước buổi họp quan trọng. Bước thứ ba là bước bị bỏ nhiều nhất và cũng tạo khác biệt lớn nhất: đọc thành tiếng khiến bạn phát hiện những câu viết ra thì trôi nhưng nói ra thì vấp, và trong phòng họp thì bạn sẽ nói chứ không viết.
Danh sách mẫu câu nên có sẵn
Sáu nhóm dưới đây xuất hiện trong gần như mọi cuộc đàm phán. Nhóm thứ tư đáng chuẩn bị kỹ nhất vì nó là lúc bạn dễ bí nhất: khi bên kia đưa ra một điều bạn không đồng ý, phản xạ tự nhiên là nói câu đơn giản nhất, mà câu đơn giản nhất lại thường là câu thẳng nhất.
Luyện cho thành phản xạ
Viết ra chưa đủ, vì trong lúc căng thẳng bạn không đọc giấy được. Ba cách luyện dưới đây biến các mẫu câu thành thứ bật ra được. Cách thứ ba hiệu quả nhất nếu bạn có người: nhờ một đồng nghiệp đóng vai bên kia và đưa ra những câu khó, vì phản xạ chỉ hình thành khi bạn phải xử lý tình huống không đoán trước.
Sai lầm thường gặp
- Chuẩn bị kỹ nội dung nhưng không chuẩn bị một câu nào về mặt ngôn ngữ.
- Chỉ chuẩn bị cho kịch bản thuận lợi, rồi bí khi bên kia đưa ra điều bất ngờ.
- Mang theo câu viết hoàn chỉnh rồi đọc trong phòng họp, tạo cảm giác thiếu tự nhiên.
Câu hỏi thường gặp
Hai giờ chuẩn bị có quá nhiều không?
Với một cuộc họp quan trọng thì không, và phần lớn thời gian đó là đọc to chứ không phải viết. Với các cuộc họp thường xuyên thì sau vài lần bạn đã có sẵn bộ mẫu câu và chỉ cần điều chỉnh.
Nên chuẩn bị bao nhiêu câu?
Một hai câu cho mỗi nhóm tình huống là đủ, tổng cộng khoảng mười câu. Nhiều hơn thì bạn không nhớ nổi trong lúc căng thẳng.
Không có ai đóng vai cùng thì luyện thế nào?
Tự đặt các câu hỏi khó nhất mà bên kia có thể hỏi, rồi trả lời thành tiếng và ghi âm. Nghe lại sẽ lộ ra những chỗ bạn bí, và đó là danh sách cần chuẩn bị thêm.
Có nên gửi trước tài liệu cho bên kia không?
Ngoài lợi ích về nội dung, việc này còn giúp bạn vì phần lớn thông tin đã ở dạng văn bản nên buổi họp bớt phụ thuộc vào khả năng diễn đạt tức thì của bạn.