Đàm phán là một sự kiện, còn quan hệ đối tác là một chuỗi trao đổi kéo dài nhiều năm. Hai giai đoạn này đòi hỏi hai lớp ngôn ngữ khác nhau, và người chuẩn bị rất kỹ cho đàm phán đôi khi lại lúng túng ở giai đoạn sau vì không ai nói với họ rằng nó khác.
- Đàm phán cần vốn diễn đạt cho thương lượng; duy trì quan hệ cần vốn cho cập nhật và xử lý sự cố.
- Phần lớn trao đổi trong giai đoạn duy trì là văn bản, nên viết quan trọng hơn nói.
- Ngôn ngữ giai đoạn này lặp lại rất nhiều, nên xây bộ mẫu là cách đầu tư hiệu quả nhất.
- Những trao đổi nhỏ và đều đặn giữ quan hệ tốt hơn những cuộc gặp lớn cách xa nhau.
Bốn khác biệt chính
Bốn khác biệt dưới đây quyết định bạn nên chuẩn bị gì. Khác biệt thứ ba có ý nghĩa thực tế lớn nhất với người học: trong giai đoạn duy trì, phần lớn trao đổi diễn ra qua văn bản và bạn có thời gian soạn, nên trình độ nói chưa cao ít cản trở hơn nhiều so với giai đoạn đàm phán.
Những gì cần thêm cho giai đoạn duy trì
Bốn nhóm dưới đây là vốn diễn đạt đặc trưng của giai đoạn này. Nhóm thứ ba xuất hiện nhiều hơn bạn nghĩ và cũng khó nhất về mặt ngôn ngữ: khi có sự cố ở phía bạn, cách bạn thông báo quyết định phần lớn phản ứng của đối tác — và người học thường chỉ có cách nói quá nhẹ hoặc quá nặng.
Xây bộ mẫu cho giai đoạn duy trì
Vì các loại trao đổi ở giai đoạn này lặp lại rất nhiều, xây một bộ mẫu là khoản đầu tư sinh lời cao. Cách làm: sau mỗi lần bạn viết một thư thuộc bốn nhóm trên và nhận được phản hồi tốt, hãy lưu lại thư đó và thay thông tin cụ thể bằng chỗ trống. Sau vài tháng bạn có một bộ mẫu khớp chính xác với đối tác và ngành của mình. Điểm quan trọng: cũng nên lưu lại những thư đối tác gửi cho bạn, vì chúng cho bạn cách diễn đạt mà họ quen dùng — và dùng lại cách nói của chính họ luôn tạo cảm giác tự nhiên hơn so với dịch từ tiếng Việt sang.
Sai lầm thường gặp
- Chuẩn bị rất kỹ cho đàm phán rồi bỏ mặc giai đoạn duy trì, nơi quan hệ thật sự được xây.
- Chỉ liên hệ khi có việc, khiến mọi trao đổi đều mang tính giải quyết vấn đề.
- Viết mỗi thư một kiểu thay vì xây bộ mẫu, mất thời gian và không nhất quán.
Câu hỏi thường gặp
Nên liên hệ với đối tác bao lâu một lần?
Tùy tính chất công việc, nhưng nguyên tắc chung là những trao đổi ngắn và đều giữ quan hệ tốt hơn những lần liên hệ dài cách xa nhau. Một thư cập nhật ngắn định kỳ thường được đánh giá cao.
Trình độ nói chưa tốt có ảnh hưởng nhiều tới quan hệ dài hạn không?
Ít hơn bạn nghĩ, vì phần lớn trao đổi ở giai đoạn này qua văn bản. Điều ảnh hưởng nhiều hơn là bạn có trả lời đúng hạn và có rõ ràng không.
Có nên trao đổi chuyện ngoài công việc không?
Ở mức vừa phải thì có ích cho quan hệ, và mức độ phù hợp khác nhau giữa các nền văn hóa. Cách an toàn là theo mức của đối tác: nếu họ mở đầu thư bằng vài câu xã giao thì bạn cũng nên.
Đối tác không trả lời thì nhắc thế nào?
Nhắc lại bối cảnh trong một câu, nêu việc đang chờ, để ngỏ khả năng họ bận, và nêu mốc bạn cần. Giữ giọng bình thản kể cả ở lần nhắc thứ hai.