Trình bày số liệu là tình huống kết hợp hai khó khăn: bạn phải diễn đạt chính xác về con số và phải làm điều đó liền mạch trước nhiều người. May là phần lớn ngôn ngữ dùng trong trình bày số liệu khá cố định và học được thành bộ.
- Bốn nhóm mẫu câu bao gần hết phần trình bày số liệu.
- Chuẩn bị bằng cách viết ra rồi đọc to, và luôn có bản chiếu để người nghe bám vào.
- Nói chậm ở phần con số, đây là chỗ duy nhất không nên nói nhanh.
- Chuẩn bị trước câu trả lời cho ba câu hỏi khó nhất về số liệu của bạn.
Bốn nhóm mẫu câu
Bốn nhóm dưới đây lặp lại trong mọi buổi trình bày số liệu, nên học chúng thành bộ là hiệu quả nhất. Nhóm thứ ba đáng chuẩn bị kỹ vì nó là nơi bạn diễn giải ý nghĩa của số liệu, và diễn giải đòi hỏi vốn diễn đạt phong phú hơn phần mô tả đơn thuần.
Chuẩn bị phần trình bày
Bốn bước dưới đây làm trước buổi trình bày. Bước thứ hai quan trọng nhất với người dùng ngoại ngữ: bản chiếu đầy đủ số liệu và tiêu đề rõ ràng cho người nghe một chỗ để bám vào, nên nếu bạn có vấp hoặc diễn đạt chưa mượt thì họ vẫn theo được nội dung. Đây là cách bù rất hiệu quả cho phần nói.
Xử lý câu hỏi giữa chừng
Câu hỏi về số liệu thường đến đột ngột và đó là lúc dễ bí nhất. Bốn cách dưới đây đều bình thường và không bị đánh giá thấp. Cách thứ hai đặc biệt hữu ích: đề nghị quay lại câu hỏi ở cuối phần trình bày cho bạn thời gian nghĩ mà vẫn giữ được mạch, và nhiều người trình bày có kinh nghiệm cũng làm vậy.
Sai lầm thường gặp
- Nói nhanh ở phần con số vì muốn qua nhanh, khiến người nghe không kịp ghi.
- Làm bản chiếu quá sơ sài, nên khi bạn diễn đạt vấp thì người nghe mất luôn nội dung.
- Trả lời đại một câu hỏi về số liệu mà mình chưa chắc, thay vì hẹn kiểm lại.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đọc theo bản viết sẵn không?
Đọc nguyên văn tạo cảm giác thiếu tự nhiên, nhưng với người còn hạn chế ngoại ngữ thì đọc phần khó và nói tự do phần dễ là cách dung hòa chấp nhận được. Hãy luyện đủ để chỉ cần liếc gạch đầu dòng.
Bản chiếu nên có bao nhiêu chữ?
Đủ để người nghe theo được nếu họ lỡ một câu của bạn. Với người trình bày bằng ngoại ngữ thì bản chiếu đầy đủ hơn một chút là có lợi, khác với lời khuyên thông thường về việc để bản chiếu thật ít chữ.
Không trả lời được câu hỏi thì sao?
Nói thẳng là bạn cần kiểm lại và sẽ trả lời sau, rồi nhớ trả lời thật. Điều này được đánh giá cao hơn nhiều so với một câu trả lời đại về số liệu.
Luyện phần đọc số thế nào?
Đọc to chính những con số trong bản trình bày của bạn, nhiều lần, cho tới khi trôi. Đây là phần cụ thể và luyện riêng được, không cần chờ trình độ chung lên.