Điểm thuận lợi lớn nhất của họp định kỳ là nó lặp lại: cùng loại nội dung, cùng những người, cùng những câu hỏi. Với người còn đang học ngoại ngữ thì đây là cơ hội tốt, vì mỗi lần chuẩn bị đều dùng lại được cho lần sau.
- Gửi trước phần cập nhật bằng văn bản, buổi họp chỉ để bàn những gì cần bàn.
- Chuẩn bị phần trình bày của bạn tới mức nói được mà không đọc.
- Ghi lại những câu hỏi bạn bị bí, đó là danh sách chuẩn bị cho lần sau.
- Gửi biên bản ngắn sau buổi họp, đây là việc vừa chuyên nghiệp vừa bảo vệ bạn.
Gửi trước phần cập nhật
Đây là điều chỉnh có tác dụng lớn nhất với người chưa vững ngoại ngữ. Khi bạn gửi phần cập nhật bằng văn bản trước buổi họp, ba việc xảy ra. Bạn có thời gian soạn cẩn thận thay vì phải diễn đạt tức thì. Người tham dự đã nắm nội dung nên buổi họp tập trung vào phần bàn bạc, ngắn hơn và ít áp lực hơn cho bạn. Và bạn đoán trước được câu hỏi sẽ tới, vì chúng thường xoay quanh những gì bạn vừa viết. Đây cũng là cách làm việc được đánh giá cao ở nhiều môi trường, nên bạn không cần giải thích lý do.
Chuẩn bị phần của bạn
Bốn bước dưới đây làm trước mỗi buổi họp, và sau vài lần thì rút xuống còn rất nhanh vì bạn đã có sẵn khuôn. Bước thứ ba đáng chú ý: chuẩn bị trước câu trả lời cho những câu hỏi khó là cách bù hiệu quả nhất cho phản xạ chưa nhanh, và các câu hỏi khó thì thường lặp lại từ buổi này sang buổi khác.
Việc cần làm ngay sau buổi họp
Bốn việc dưới đây làm trong ngày, và việc thứ nhất vừa chuyên nghiệp vừa bảo vệ bạn: một biên bản ngắn nêu rõ ai làm gì trước khi nào đảm bảo rằng nếu bạn có nghe nhầm điều gì thì nó được phát hiện ngay chứ không phải sau vài tuần.
Sai lầm thường gặp
- Vào họp mà không gửi trước gì, phải trình bày tất cả bằng lời trong lúc căng thẳng.
- Gật đầu cho qua khi không nghe rõ, rồi làm sai hướng trong nhiều tuần.
- Không ghi lại những câu bị bí, nên buổi sau lại bí ở đúng chỗ đó.
Câu hỏi thường gặp
Xin nhắc lại nhiều lần có bị đánh giá không?
Trong họp quốc tế nơi nhiều người dùng ngôn ngữ thứ hai thì việc này rất bình thường, và người nói thường sẵn lòng. Điều gây vấn đề là gật đầu khi chưa hiểu chứ không phải hỏi lại.
Có nên ghi âm buổi họp không?
Phải xin phép trước và nhiều nơi có quy định riêng. Nếu được phép thì nghe lại rất hữu ích. Nếu không thì ghi chép trong lúc họp và gửi biên bản xác nhận là cách thay thế tốt.
Không kịp ghi chép mà vẫn phải nghe thì làm sao?
Chỉ ghi từ khóa và số liệu, đừng cố ghi thành câu. Ngay sau buổi họp, dành năm phút viết lại đầy đủ khi trí nhớ còn tươi.
Buổi họp có nhiều người nói nhanh thì xử lý thế nào?
Chuẩn bị trước một câu đề nghị nói chậm hơn và dùng nó ngay từ đầu buổi thay vì đợi tới khi đã lạc. Việc gửi trước tài liệu cũng giúp bạn theo được dù không bắt hết từng câu.