Rất nhiều người phải dùng ngoại ngữ trong công việc trước khi họ thấy mình sẵn sàng, và điều đó gây căng thẳng lớn. Nhưng đây là tình huống có cách xử lý, và cách xử lý tốt còn giúp bạn tiến nhanh hơn so với việc chờ tới khi đủ tự tin.
- Chuẩn bị trước bù được rất nhiều cho trình độ chưa cao.
- Nói ra giới hạn của mình một cách bình thản tạo thiện cảm hơn là cố che giấu.
- Xin xác nhận lại bằng văn bản sau mỗi trao đổi quan trọng là thói quen chuyên nghiệp.
- Đừng nhận trách nhiệm về những gì bạn không chắc mình đã hiểu đúng.
Bốn chiến thuật xoay xở
Bốn chiến thuật dưới đây đều được dùng bởi cả những người có trình độ cao, nên không có gì phải ngại. Chiến thuật thứ nhất mạnh nhất: phần lớn cuộc trao đổi công việc có nội dung đoán trước được, nên chuẩn bị trước vốn diễn đạt cho những nội dung đó bù được rất nhiều cho phản xạ chưa nhanh.
Nói ra giới hạn cho đúng cách
Nhiều người cố che giấu việc mình chưa hiểu, và đó là lựa chọn tệ nhất vì nó dẫn tới hiểu nhầm có hệ quả thật. Cách nói ra vừa chuyên nghiệp vừa hiệu quả gồm ba yếu tố: nói bình thản chứ không xin lỗi rối rít, nêu một đề nghị cụ thể thay vì chỉ nêu vấn đề, và không tự hạ thấp mình. Ví dụ về cấu trúc: bạn nói rằng mình muốn chắc chắn hiểu đúng điểm này, và đề nghị người kia nói lại chậm hơn hoặc gửi qua thư. Cách nói này được đón nhận tốt ở gần như mọi môi trường làm việc, vì nó cho thấy bạn coi trọng độ chính xác.
Những gì không nên làm
Bốn điều dưới đây đều gây hại nhiều hơn việc thừa nhận mình chưa hiểu. Điều thứ nhất nguy hiểm nhất vì hậu quả không xuất hiện ngay: bạn gật đầu cho qua trong cuộc họp, và vấn đề chỉ lộ ra vài tuần sau khi công việc đã đi sai hướng.
Sai lầm thường gặp
- Cố tỏ ra hiểu hết trong cuộc họp rồi về không biết mình đã đồng ý điều gì.
- Từ chối mọi cơ hội có yếu tố ngoại ngữ vì chưa tự tin, mất luôn cơ hội luyện tập thật.
- Gửi thư quan trọng bằng bản dịch máy mà không nhờ ai đọc lại.
Câu hỏi thường gặp
Nói ra là mình chưa giỏi có bị đánh giá thấp không?
Ở môi trường chuyên nghiệp thì hiếm khi, và điều gây đánh giá thấp thật sự là hiểu nhầm dẫn tới sai sót. Cách nói bình thản kèm đề nghị cụ thể thường được đón nhận tích cực.
Có nên nhờ đồng nghiệp dịch giúp không?
Được với những gì quan trọng, và đây là cách làm bình thường. Chỉ nên tránh phụ thuộc hoàn toàn, vì bạn mất cơ hội luyện và bạn cũng chiếm thời gian của người khác.
Thư xác nhận sau cuộc họp có cần thiết không?
Rất hữu ích kể cả khi ngôn ngữ không phải rào cản, vì nó đảm bảo hai bên hiểu giống nhau. Với người còn đang học ngoại ngữ thì nó gần như bắt buộc.
Trình bày trước nhiều người thì chuẩn bị thế nào?
Viết ra toàn bộ nội dung, luyện đọc thành tiếng nhiều lần, rồi rút thành các gạch đầu dòng khi trình bày. Chuẩn bị kỹ bù được rất nhiều cho sự thiếu trôi chảy.