Khi chuyển từ email sang các văn bản dài hơn, thách thức đổi từ chọn câu chữ sang tổ chức thông tin. Người đọc một văn bản dài hiếm khi đọc từ đầu tới cuối — họ tìm phần liên quan tới mình, nên cấu trúc quan trọng hơn cả câu chữ.
- Người đọc văn bản dài thường tìm chứ không đọc tuần tự, nên tiêu đề mục quyết định.
- Đặt phần quan trọng nhất lên đầu, đừng để ở cuối như một kết luận.
- Với văn bản có hệ quả pháp lý hoặc tài chính, luôn nên có người có chuyên môn kiểm.
- Dùng bảng và gạch đầu dòng cho phần số liệu và điều kiện.
Ba loại thường gặp và trọng tâm riêng
Ba loại dưới đây có trọng tâm khác nhau. Loại thứ ba đơn giản nhất về ngôn ngữ nhưng quan trọng nhất về hệ quả: một biên bản ghi không rõ ai chịu trách nhiệm việc gì và trước khi nào là nguồn tranh cãi rất phổ biến, và điều này không phụ thuộc vào trình độ ngoại ngữ của bạn.
Bốn nguyên tắc chung cho văn bản dài
Bốn nguyên tắc dưới đây áp dụng cho mọi loại. Nguyên tắc thứ nhất quan trọng nhất và đi ngược thói quen viết học thuật mà nhiều người quen: trong văn bản công việc, kết luận đặt ở đầu chứ không ở cuối, vì người đọc cần biết ngay điều quan trọng nhất.
Những chỗ nên nhờ người kiểm
Bốn chỗ dưới đây nên có người kiểm lại, và với hai chỗ cuối thì đó nên là người có chuyên môn về lĩnh vực tương ứng chứ không chỉ là người giỏi ngoại ngữ. Bài viết này bàn về phần ngôn ngữ; những gì liên quan tới quyền và nghĩa vụ pháp lý thì nên hỏi người có chuyên môn pháp luật, vì cùng một câu chữ có thể mang hệ quả khác nhau theo quy định của từng nơi.
Sai lầm thường gặp
- Đặt kết luận ở cuối theo thói quen viết học thuật, người đọc không tìm thấy.
- Viết số liệu trong câu văn thay vì đưa vào bảng, khiến người đọc khó đối chiếu.
- Tự dịch điều khoản quan trọng mà không nhờ ai có chuyên môn kiểm lại.
Câu hỏi thường gặp
Nên viết bằng ngoại ngữ hay viết tiếng Việt rồi dịch?
Với văn bản quan trọng thì viết trực tiếp bằng ngôn ngữ đích cho kết quả tự nhiên hơn, vì bản dịch thường mang cấu trúc của bản gốc. Nếu trình độ chưa đủ thì hãy viết dàn ý bằng tiếng Việt rồi triển khai bằng ngôn ngữ đích.
Tài liệu song ngữ có nên làm không?
Tiện cho các bên nhưng cần nói rõ bản nào là bản có giá trị khi có khác biệt. Đây là điểm nên hỏi người có chuyên môn pháp luật vì nó ảnh hưởng tới hiệu lực.
Độ dài bao nhiêu là hợp lý?
Đủ để nói hết mà không thừa. Cách kiểm thực tế là xem có đoạn nào xóa đi mà người đọc vẫn hiểu đủ không; nếu có thì nên xóa.
Có nên dùng mẫu của đối tác không?
Rất hữu ích để nắm khuôn và cách diễn đạt mà họ quen. Chỉ cần đảm bảo bạn hiểu từng mục trước khi dùng lại, và với phần điều khoản thì vẫn nên có người có chuyên môn xem.