Email công việc là loại văn bản có khuôn rõ nhất, và đó là tin tốt cho người học ngoại ngữ: nắm được khuôn thì bạn viết được ngay cả khi vốn từ còn hạn chế. Phần khó hơn không phải cấu trúc mà là chọn đúng mức trang trọng.
- Năm phần: chào, nêu mục đích, nội dung, đề nghị hành động, kết.
- Nêu mục đích ngay câu đầu tiên, đừng để người đọc đoán bạn muốn gì.
- Ba mức trang trọng, và chọn sai mức gây khó chịu nhiều hơn sai ngữ pháp.
- Cách chọn mức an toàn nhất là bám theo mức của người đã viết cho bạn.
Năm phần của một email
Năm phần dưới đây có ở gần như mọi email công việc. Phần thứ hai quan trọng nhất và cũng hay bị làm sai nhất: người viết bằng ngoại ngữ thường mở đầu vòng vo vì muốn lịch sự, trong khi ở phần lớn môi trường làm việc thì nêu mục đích ngay câu đầu mới là cách tôn trọng thời gian người đọc.
Ba mức trang trọng
Ba mức dưới đây khác nhau ở cách chào, cách xưng hô và độ dài câu. Chọn sai mức là lỗi gây khó chịu nhiều hơn cả lỗi ngữ pháp, vì lỗi ngữ pháp thì người đọc hiểu là bạn đang học, còn mức trang trọng sai thì có thể bị hiểu là thái độ.
Cách chọn mức an toàn
Nguyên tắc đơn giản và hiệu quả: bám theo mức của người đã viết cho bạn. Nếu họ viết trang trọng thì bạn trả lời trang trọng; nếu họ chuyển sang mức thân mật hơn thì bạn có thể theo sau, nhưng đừng chủ động chuyển trước. Với thư đầu tiên gửi cho người chưa quen, hãy chọn mức trang trọng hơn một bậc so với mức bạn nghĩ là cần — viết trang trọng hơn mức cần thiết thì chỉ hơi cứng, còn viết suồng sã hơn mức cần thì có thể bị hiểu là thiếu tôn trọng. Ngoài ra, hãy để ý cả những dấu hiệu nhỏ: cách họ ký tên, họ có dùng tên riêng hay họ tên đầy đủ, độ dài câu của họ.
Sai lầm thường gặp
- Mở đầu vòng vo vài đoạn rồi mới nói mục đích, khiến người đọc phải tìm.
- Chủ động chuyển sang mức thân mật trước khi đối phương làm vậy.
- Viết một khối văn bản dài không tách đoạn, rất khó đọc trên màn hình.
Câu hỏi thường gặp
Tiêu đề thư nên viết thế nào?
Ngắn và nói rõ nội dung, vì người nhận thường quyết định mở hay không dựa vào đó. Nếu thư cần hành động thì nêu luôn trong tiêu đề, chẳng hạn nêu rõ việc cần và mốc thời gian.
Email dài bao nhiêu là hợp lý?
Càng ngắn càng tốt miễn là đủ thông tin. Nếu nội dung dài thì tách thành các mục có tiêu đề nhỏ, hoặc đưa phần chi tiết vào tệp đính kèm và giữ thư ngắn.
Có nên dùng mẫu có sẵn không?
Rất nên với những loại thư bạn viết thường xuyên. Hãy tự xây bộ mẫu từ những thư bạn đã viết và nhận được phản hồi tốt, như vậy mẫu khớp với ngữ cảnh công việc của bạn.
Viết sai ngữ pháp có ảnh hưởng nhiều không?
Lỗi nhỏ thường được bỏ qua trong môi trường quốc tế nơi nhiều người dùng ngôn ngữ thứ hai. Điều ảnh hưởng nhiều hơn là thư không rõ mục đích hoặc sai mức trang trọng.