Nếu bạn nhìn lại các thư công việc đã gửi trong một tháng, phần lớn sẽ thuộc về vài loại lặp đi lặp lại. Đây là lợi thế lớn cho người học: chỉ cần nắm khuôn của bốn năm loại là bạn xử lý được phần lớn nhu cầu.
- Bốn loại phổ biến: đề nghị, hỏi thông tin, nhắc việc, và trả lời hoặc từ chối.
- Mỗi loại có một khuôn riêng, dùng nhầm khuôn khiến thư dài mà không rõ.
- Loại nhắc việc là loại khó viết nhất vì phải rõ mà không gây khó chịu.
- Xây bộ mẫu từ chính thư của bạn thay vì lấy mẫu chung trên mạng.
Bốn loại và khuôn riêng
Bốn khuôn dưới đây khác nhau ở chỗ đặt trọng tâm. Loại thứ ba khó nhất về mặt ngôn ngữ: nhắc một người chưa làm việc đã hứa đòi hỏi vừa rõ ràng vừa không tạo áp lực khó chịu, và đó là chỗ người học hay hoặc quá mềm tới mức không ai hành động, hoặc quá cứng tới mức làm hỏng quan hệ.
Thư nhắc việc: viết thế nào cho vừa
Đây là loại thư người học ngại nhất. Cấu trúc hiệu quả gồm bốn phần ngắn: nhắc lại bối cảnh trong một câu để người nhận không phải tìm lại thư cũ, nêu rõ việc đang chờ, để ngỏ khả năng họ bận hoặc thư trước bị trôi, và nêu mốc thời gian bạn cần. Phần thứ ba là phần tạo ra sự khác biệt: khi bạn chủ động nêu rằng có thể thư trước đã bị bỏ sót, bạn cho người nhận một lối ra mà không ai mất mặt, và điều đó khiến thư nhắc trở nên dễ chịu hơn hẳn. Với thư nhắc lần hai trở đi, hãy giữ nguyên giọng điệu đó và chỉ tăng mức rõ ràng về mốc thời gian.
Xây bộ mẫu cho công việc của bạn
Mẫu lấy trên mạng thường chung chung và không khớp với ngành của bạn. Bốn bước dưới đây tạo ra bộ mẫu riêng, và điểm quan trọng là chúng dựa trên những thư đã thật sự hiệu quả trong bối cảnh của bạn.
Sai lầm thường gặp
- Dùng cùng một khuôn cho mọi loại thư, khiến thư dài mà không rõ trọng tâm.
- Viết thư nhắc việc quá mềm tới mức người nhận không nhận ra đó là lời nhắc.
- Lấy mẫu chung trên mạng mà không điều chỉnh cho ngành và cho đối tác của mình.
Câu hỏi thường gặp
Nhắc mấy lần thì nên chuyển kênh khác?
Sau hai lần nhắc không có phản hồi thì gọi điện hoặc hỏi qua kênh khác thường hiệu quả hơn. Điều này không liên quan tới ngôn ngữ mà là thực tế công việc.
Có nên gửi lại chính thư cũ khi nhắc không?
Trích lại phần liên quan thì tiện cho người nhận, nhưng vẫn nên viết một đoạn mới ở trên nêu rõ việc đang chờ. Chỉ chuyển tiếp thư cũ mà không viết gì dễ bị hiểu là trách móc.
Thư đề nghị nên dài bao nhiêu?
Ngắn, và để phần chi tiết vào tệp đính kèm. Mục tiêu của thư là khiến người nhận muốn xem tiếp chứ không phải trình bày hết mọi thứ.
Có nên dịch mẫu thư tiếng Việt sang không?
Không nên, vì khuôn thư và mức trang trọng khác nhau giữa các ngôn ngữ. Hãy xây mẫu từ thư thật bạn nhận được bằng chính ngôn ngữ đó.