Khi viết bằng ngôn ngữ thứ hai, có những lỗi xuất hiện đi xuất hiện lại và phần lớn không phải lỗi ngữ pháp. Chúng đến từ việc mang thói quen viết của tiếng mẹ đẻ sang, và tin tốt là chúng sửa được nhanh vì chỉ có vài lỗi.
- Phần lớn lỗi đáng chú ý không phải lỗi ngữ pháp mà là lỗi về cấu trúc và về mức độ.
- Mở đầu vòng vo là lỗi phổ biến nhất và cũng dễ sửa nhất.
- Câu quá dài do dịch từ tiếng Việt sang là lỗi làm thư khó đọc nhất.
- Không nêu rõ mình muốn người đọc làm gì là lỗi gây hậu quả thực tế nhất.
Sáu lỗi phổ biến
Sáu lỗi dưới đây xếp theo mức độ ảnh hưởng. Lỗi thứ sáu gây hậu quả thực tế nhiều nhất: một thư đầy đủ thông tin nhưng không nói rõ bạn muốn gì thường nhận về một câu trả lời chung chung hoặc không nhận được gì, và cả hai bên đều mất thời gian.
Vì sao câu dài là vấn đề
Nhiều người viết bằng ngôn ngữ thứ hai tạo ra những câu rất dài, và nguyên nhân thường là họ nghĩ bằng tiếng Việt rồi chuyển sang. Vấn đề không chỉ là khó đọc: câu càng dài thì xác suất có lỗi cấu trúc càng cao, và người đọc càng khó nắm được ý chính. Cách sửa rất cơ học và hiệu quả: sau khi viết xong, tìm những câu dài hơn khoảng hai dòng và tách chúng ra. Việc tách câu gần như luôn làm thư dễ đọc hơn, và nó cũng giảm hẳn số lỗi vì câu ngắn thì cấu trúc đơn giản.
Quy trình soát lại trong ba phút
Bốn bước dưới đây làm trước khi gửi và bắt được phần lớn lỗi. Bước thứ tư đáng chú ý: đọc to nghe rất kỳ với một email, nhưng nó phát hiện những câu lủng củng mà mắt đọc thầm bỏ qua — và nó chỉ mất một phút.
Sai lầm thường gặp
- Viết xong gửi ngay không soát lại, dù chỉ cần ba phút.
- Cố dùng thành ngữ để nghe tự nhiên hơn, rồi dùng sai bối cảnh.
- Ghép mẫu câu từ nhiều nguồn nên mức trang trọng lộn xộn trong cùng một thư.
Câu hỏi thường gặp
Nhờ công cụ sửa thư có được không?
Được cho việc bắt lỗi và gợi ý diễn đạt, nhưng hãy giữ lại giọng của bạn và kiểm mức trang trọng, vì công cụ có xu hướng viết trang trọng hơn mức cần. Với thư quan trọng thì nên có người đọc lại.
Bao lâu thì hết những lỗi này?
Chúng là lỗi thói quen nên sửa khá nhanh khi bạn đã biết chúng tồn tại. Ghi ba lỗi bạn hay mắc nhất ra và kiểm chúng trước khi gửi, sau vài tuần là thành phản xạ.
Người nhận có để ý lỗi ngữ pháp không?
Trong môi trường quốc tế nơi nhiều người dùng ngôn ngữ thứ hai thì lỗi nhỏ thường được bỏ qua. Thứ họ để ý là thư có rõ ràng không và có tôn trọng thời gian của họ không.
Có nên nói trước là mình chưa giỏi ngoại ngữ không?
Không cần thiết trong thư công việc thông thường. Nếu nội dung phức tạp và bạn muốn chắc chắn không hiểu nhầm thì một câu ngắn đề nghị họ hỏi lại nếu có gì chưa rõ là đủ.