Ở hội chợ hoặc sự kiện giao thương, mỗi cuộc gặp thường chỉ kéo dài vài phút và diễn ra trong môi trường ồn. Đây là tình huống mà chuẩn bị ngôn ngữ trước tạo khác biệt rõ nhất, vì bạn không có thời gian để nghĩ ra câu trong lúc nói.
- Bốn tình huống cần chuẩn bị: giới thiệu ngắn, trả lời câu hỏi thường gặp, xin thông tin, và kết thúc cuộc gặp.
- Phần giới thiệu ngắn nên luyện tới mức bật ra được, vì bạn sẽ lặp lại nó hàng chục lần.
- Môi trường ồn khiến việc nghe khó hơn nhiều so với bình thường, hãy chuẩn bị cách xin nhắc lại.
- Phần quan trọng nhất diễn ra sau hội chợ: thư theo sau trong vài ngày đầu.
Bốn tình huống cần chuẩn bị
Bốn tình huống dưới đây lặp lại suốt sự kiện. Tình huống thứ nhất đáng đầu tư nhất: bạn sẽ nói phần giới thiệu này hàng chục lần trong hai ngày, nên luyện nó tới mức trôi chảy là khoản đầu tư sinh lời cao nhất.
Luyện phần giới thiệu ngắn
Ba mươi giây này nên được chuẩn bị kỹ như một bài trình bày. Viết ra, đọc to nhiều lần, ghi âm và nghe lại, rồi rút gọn cho tới khi chỉ còn những gì cần thiết. Ba nguyên tắc giúp nó hiệu quả: bắt đầu bằng điều người nghe quan tâm chứ không bằng lịch sử công ty; nói một điều cụ thể và đáng nhớ thay vì nhiều điều chung chung; và kết thúc bằng một câu hỏi mở để chuyển thành cuộc trò chuyện thay vì kết thúc bằng một dấu chấm. Nếu bạn có nhiều loại đối tượng khác nhau thì chuẩn bị hai ba phiên bản, vì điều đáng nói với nhà phân phối khác với điều đáng nói với khách hàng cuối.
Việc cần làm sau khi về
Phần lớn giá trị của một hội chợ được tạo ra sau đó chứ không phải tại chỗ. Bốn việc dưới đây làm trong vài ngày đầu, khi cả hai bên còn nhớ cuộc gặp. Việc thứ nhất quan trọng nhất và cũng dễ bị bỏ nhất: ghi lại bối cảnh ngay tại chỗ, vì sau hai ngày với hàng chục cuộc gặp thì mọi tấm danh thiếp đều giống nhau.
Sai lầm thường gặp
- Không chuẩn bị phần giới thiệu ngắn, mỗi lần nói một kiểu và lần nào cũng vấp.
- Nhận danh thiếp mà không ghi lại bối cảnh, về nhà không nhớ đã nói gì với ai.
- Gửi thư theo sau giống hệt nhau cho mọi người, không nhắc chi tiết nào của cuộc gặp.
Câu hỏi thường gặp
Môi trường ồn khiến nghe không rõ thì làm sao?
Chuẩn bị sẵn một câu xin nhắc lại và dùng nó thoải mái, vì ai cũng gặp khó ở môi trường đó kể cả người bản ngữ. Đề nghị ra chỗ yên tĩnh hơn cũng hoàn toàn bình thường.
Nên chuẩn bị bao nhiêu ngôn ngữ?
Ngôn ngữ chung của sự kiện là chính, cộng với vài câu chào hỏi bằng ngôn ngữ bản địa. Vài câu chào hỏi tạo thiện cảm rõ rệt dù bạn không nói tiếp được.
Có nên mang phiên dịch tới hội chợ không?
Với thị trường trọng điểm và khi trình độ của bạn chưa đủ thì rất nên. Hãy trao đổi trước với họ về sản phẩm và thuật ngữ, vì tại chỗ sẽ không có thời gian.
Thư theo sau nên gửi sau bao lâu?
Trong vài ngày đầu, khi họ còn nhớ cuộc gặp. Càng để lâu thì thư của bạn càng lẫn vào hàng chục thư khác mà họ nhận được sau sự kiện.