Trong hợp tác quốc tế, phần lớn khó chịu ngầm không đến từ bất đồng về nội dung mà từ những kỳ vọng khác nhau về cách làm việc. Bốn khía cạnh dưới đây gây phần lớn lệch pha, và cả bốn đều thống nhất được nếu nêu ra sớm.
- Bốn khía cạnh: kỳ vọng về thời gian, mức độ trực tiếp, cách ra quyết định, và vai trò của quan hệ.
- Lệch pha hiếm khi được nói ra, nó thể hiện qua sự khó chịu ngầm và sự chậm trễ.
- Cách xử lý tốt nhất là thống nhất rõ ràng từ đầu thay vì để mỗi bên giả định.
- Đây là khác biệt về cách làm, không phải về đúng sai.
Bốn khía cạnh và dấu hiệu lệch
Bốn khía cạnh dưới đây gây phần lớn khó chịu ngầm trong hợp tác quốc tế. Khía cạnh thứ ba đáng chú ý nhất về mặt thực tế: nếu bạn tưởng người đối diện có quyền quyết mà thực ra họ cần bàn nội bộ, bạn sẽ thấy mọi việc chậm một cách khó hiểu và có thể diễn giải sai thành thiếu thiện chí.
Vì sao lệch pha hiếm khi được nói ra
Điều làm những lệch pha này khó xử lý là chúng gần như không bao giờ được nêu thành lời. Cả hai bên đều coi cách làm của mình là bình thường nên không nghĩ tới việc phải nói ra, và khi thấy bên kia làm khác thì họ diễn giải thành đặc điểm cá nhân — thiếu chuyên nghiệp, thiếu quyết đoán, hoặc thiếu thiện chí. Khó chịu tích tụ dần mà không ai biết nguyên nhân. Đây là lý do việc thống nhất rõ ràng ngay từ đầu có giá trị lớn: nó biến một khác biệt vô hình thành một thỏa thuận cụ thể.
Thống nhất từ đầu
Bốn điều dưới đây nên được nói rõ khi bắt đầu hợp tác, và việc nêu chúng hoàn toàn bình thường chứ không hề khiếm nhã. Điều thứ nhất giải quyết được nhiều khó chịu nhất vì nó biến một kỳ vọng ngầm thành một con số cụ thể.
Sai lầm thường gặp
- Diễn giải sự chậm trễ của đối tác thành thiếu thiện chí thay vì hỏi về quy trình của họ.
- Để khó chịu tích tụ nhiều tháng thay vì nêu ra sớm khi còn nhỏ.
- Coi cách làm việc của mình là chuẩn mực và cách khác là sai.
Câu hỏi thường gặp
Nêu những điều này ngay từ đầu có quá hình thức không?
Không, và ở nhiều môi trường quốc tế đây là thông lệ. Bạn có thể nêu một cách tự nhiên như một phần của việc thống nhất cách làm việc chung.
Đối tác chậm trả lời thì nên hiểu thế nào?
Có thể là quy trình nội bộ, có thể là ngày nghỉ ở nước họ, có thể là thứ tự ưu tiên khác. Cách xử lý là hỏi về mốc thời gian mong đợi thay vì suy đoán về thái độ.
Nói thẳng có bị coi là thô lỗ không?
Tùy cách nói nhiều hơn tùy nội dung. Nêu bằng quan sát cụ thể và kèm đề nghị thường được đón nhận tốt ở gần như mọi môi trường.
Nếu đã lệch pha nhiều tháng thì gỡ thế nào?
Đề nghị một cuộc trao đổi riêng về cách làm việc, tách khỏi các vấn đề nội dung. Nêu bằng quan sát và hỏi về cách họ quen làm, thay vì nêu như một lời phàn nàn.