Khi đội ngũ nằm ở nhiều múi giờ, phần lớn trao đổi không diễn ra cùng lúc: bạn viết, người kia đọc sau vài giờ, rồi trả lời khi bạn đang ngủ. Điều này thay đổi hẳn cách viết — và với người dùng ngôn ngữ thứ hai thì đó là tin tốt.
- Giao tiếp không đồng thời có lợi cho người dùng ngôn ngữ thứ hai vì bạn có thời gian soạn.
- Mỗi vòng trao đổi mất nhiều giờ, nên một tin nhắn thiếu thông tin làm chậm cả ngày.
- Viết đủ ngữ cảnh ngay từ tin đầu tiên là kỹ năng quan trọng nhất.
- Nêu rõ mức độ gấp và điều bạn cần, vì người đọc không thấy được biểu cảm của bạn.
Bốn đặc điểm và hệ quả
Bốn đặc điểm dưới đây quyết định cách bạn nên viết. Đặc điểm thứ hai có hệ quả thực tế lớn nhất: nếu tin nhắn của bạn thiếu một thông tin, người kia phải hỏi lại và vòng hỏi đáp đó tốn cả ngày — trong khi nếu bạn viết đủ ngay từ đầu thì mọi việc xong trong một vòng.
Viết đủ ngữ cảnh ngay từ đầu
Đây là kỹ năng quan trọng nhất trong môi trường làm việc từ xa và nó học được. Một tin nhắn tốt gồm bốn phần: bối cảnh ngắn để người đọc không phải tìm lại, vấn đề hoặc câu hỏi cụ thể, những gì bạn đã thử hoặc đã biết, và điều bạn cần từ họ. Phần thứ ba là phần hay bị bỏ và cũng tiết kiệm nhiều thời gian nhất — khi bạn nói rõ mình đã thử gì, người kia không phải hỏi lại và không gợi ý những thứ bạn đã loại trừ. Với người còn hạn chế về ngoại ngữ, cấu trúc này còn có lợi thế là bạn viết được bằng những câu ngắn và đơn giản mà vẫn đầy đủ.
Nêu rõ mức độ gấp và điều bạn cần
Khi không gặp mặt, người đọc không biết bạn đang chờ gấp hay chỉ hỏi cho biết, và họ cũng không biết bạn cần họ quyết hay chỉ cần họ nắm thông tin. Bốn cách đánh dấu dưới đây làm rõ điều đó và tiết kiệm rất nhiều hiểu lầm. Cách thứ ba đáng chú ý: nêu rõ khi nào bạn cần trả lời giúp người đọc sắp xếp, và với đội ngũ nhiều múi giờ thì việc ghi rõ mốc theo múi giờ nào cũng quan trọng không kém.
Sai lầm thường gặp
- Viết một tin nhắn ngắn thiếu ngữ cảnh, rồi mất cả ngày cho vòng hỏi đáp.
- Không nêu mức độ gấp, khiến việc cần gấp bị xếp sau việc không gấp.
- Ghi mốc thời gian mà không nêu múi giờ, gây nhầm lẫn trong đội ngũ quốc tế.
Câu hỏi thường gặp
Viết dài có bị coi là mất thời gian người đọc không?
Dài mà đủ thông tin thì tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với ngắn mà thiếu, vì tránh được vòng hỏi đáp. Điều nên tránh là dài do lan man chứ không phải dài do đầy đủ.
Nên trả lời trong bao lâu?
Tùy quy ước của đội ngũ, và nhiều nơi có mốc rõ ràng. Nếu bạn cần thời gian để soạn kỹ thì một tin ngắn báo rằng bạn đã nhận và sẽ trả lời chi tiết sau là cách xử lý tốt.
Làm việc từ xa có lợi cho người dùng ngôn ngữ thứ hai không?
Ở phần văn bản thì rất có lợi vì bạn có thời gian soạn và tra cứu. Phần khó hơn là các cuộc họp trực tuyến, nên nhiều người tận dụng tối đa kênh văn bản.
Có nên dùng công cụ hỗ trợ khi viết không?
Được cho việc kiểm lỗi, và nó tiết kiệm thời gian thật. Chỉ cần đọc lại để giữ giọng của bạn và kiểm mức trang trọng cho phù hợp với văn hóa đội ngũ.