Trong môi trường làm việc từ xa, đồng nghiệp không thấy bạn ngồi làm việc nên họ chỉ biết bạn qua những gì bạn viết ra. Điều này khiến việc cập nhật tiến độ quan trọng hơn hẳn so với khi làm việc cùng văn phòng — và nó là một kỹ năng viết học được.
- Cập nhật ngắn và đều tốt hơn báo cáo dài và thưa.
- Khuôn ba phần: đã xong gì, đang làm gì, và có gì đang chặn.
- Xin giúp đỡ sớm được đánh giá cao hơn là im lặng rồi trễ hạn.
- Nêu rõ bạn đã thử gì trước khi hỏi, đó là điều phân biệt câu hỏi tốt với câu hỏi lười.
Khuôn cập nhật ba phần
Ba phần dưới đây tạo thành một bản cập nhật ngắn mà đủ. Phần thứ ba là phần quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ nhất: nêu ra điều đang chặn bạn cho phép người khác gỡ giúp, còn im lặng về nó thì vấn đề chỉ lộ ra khi đã trễ.
Xin giúp đỡ cho đúng cách
Nhiều người ngại xin giúp đỡ vì sợ bị đánh giá là không tự làm được, và họ im lặng cho tới khi trễ hạn — đó mới là điều thật sự bị đánh giá thấp. Một câu hỏi tốt gồm bốn phần và tốn ba phút để soạn: bối cảnh ngắn, vấn đề cụ thể, những gì bạn đã thử, và điều bạn cần. Phần thứ ba quan trọng nhất vì nó cho thấy bạn đã nỗ lực và nó tiết kiệm thời gian cho người giúp. Với người dùng ngôn ngữ thứ hai, cấu trúc này còn có lợi thế nữa: nó cho phép bạn viết bằng những câu ngắn và rõ, thay vì phải diễn đạt vòng vo.
Khi nào nên báo
Bốn thời điểm dưới đây nên báo ngay chứ không đợi tới kỳ cập nhật định kỳ. Thời điểm thứ nhất quan trọng nhất: báo khi bạn mới nhận ra nguy cơ trễ, không phải khi đã trễ — vì lúc mới nhận ra thì còn nhiều phương án, còn khi đã trễ thì chỉ còn cách khắc phục hậu quả.
Sai lầm thường gặp
- Im lặng khi gặp khó vì sợ bị đánh giá, rồi trễ hạn mà không ai kịp trở tay.
- Viết cập nhật mô tả nỗ lực thay vì nêu kết quả cụ thể.
- Hỏi mà không nêu đã thử gì, khiến người giúp phải hỏi lại từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Cập nhật bao lâu một lần?
Tùy quy ước đội ngũ, nhưng nguyên tắc chung là đều đặn và ngắn. Nếu đội chưa có quy ước thì bạn cứ chủ động cập nhật đều, điều này gần như luôn được đánh giá tốt.
Xin giúp đỡ nhiều có bị coi là yếu không?
Điều bị đánh giá thấp là hỏi mà chưa thử gì, hoặc im lặng rồi trễ hạn. Một câu hỏi có nêu rõ bạn đã thử gì thường được đón nhận rất tích cực.
Ngoại ngữ hạn chế thì viết cập nhật thế nào?
Dùng câu ngắn và cấu trúc cố định, đây là lúc sự đơn giản là ưu điểm. Một bản cập nhật ba dòng rõ ràng tốt hơn nhiều so với một đoạn dài diễn đạt vòng vo.
Có nên cập nhật cả những việc chưa xong không?
Nên, vì đó chính là thông tin người khác cần để lập kế hoạch. Nêu rõ tình trạng hiện tại và dự kiến, đừng đợi tới khi xong hẳn mới báo.