Trong mọi lĩnh vực công việc, con số là chỗ mà một hiểu nhầm nhỏ gây hậu quả lớn nhất và cũng dễ phòng nhất. Với người dùng ngoại ngữ, khó khăn đến từ hai phía: quy ước viết số khác nhau và cách đọc số lớn không giống tiếng mẹ đẻ.
- Quy ước dấu phân cách khác nhau giữa các nước và có thể gây lệch rất lớn.
- Cách nhóm chữ số khi đọc số lớn khác nhau giữa các ngôn ngữ, đây là chỗ người Việt hay vấp.
- Thứ tự ngày tháng khác nhau, nên ghi tên tháng bằng chữ là cách phòng đơn giản nhất.
- Trong trao đổi quan trọng, luôn viết ra và xác nhận lại con số.
Bốn khác biệt về quy ước
Bốn khác biệt dưới đây đều có thể gây lệch nghiêm trọng. Khác biệt thứ hai đáng chú ý nhất với người Việt: cách nhóm chữ số khi gọi tên số lớn khác nhau giữa các ngôn ngữ, nên khi nghe một số lớn bằng ngoại ngữ bạn phải chuyển đổi trong đầu, và đó là lúc dễ sai.
Luyện nghe và đọc số lớn
Đây là kỹ năng cần luyện riêng vì nó không tự đến cùng với trình độ chung. Cách luyện hiệu quả: mỗi ngày đọc to mười con số ngẫu nhiên bằng ngoại ngữ, rồi nghe người khác đọc và viết lại. Bài luyện này nghe đơn giản nhưng nhiều người có trình độ khá vẫn vấp, vì việc chuyển đổi cách nhóm chữ số diễn ra trong đầu và cần thời gian để thành tự động. Với người làm việc thường xuyên với số liệu thì đây là khoản đầu tư nhỏ mà tránh được những sai sót tốn kém.
Thói quen phòng ngừa
Bốn thói quen dưới đây nên áp dụng trong mọi trao đổi có con số quan trọng. Thói quen thứ nhất hiệu quả nhất và cũng đơn giản nhất: khi con số được viết ra chứ không chỉ nói, khả năng nhầm giảm gần hết.
Sai lầm thường gặp
- Giả định đối tác dùng cùng quy ước dấu phân cách với bạn.
- Nghe một con số lớn qua điện thoại rồi ghi lại mà không xác nhận.
- Viết ngày bằng số, khiến đối tác ở nước khác hiểu thành một ngày khác.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao nghe số lớn khó hơn nghe câu thường?
Vì bạn phải chuyển đổi cách nhóm chữ số trong đầu trong khi vẫn đang nghe tiếp. Đây là kỹ năng riêng và luyện được, nhưng nó không tự đến cùng với việc nâng trình độ chung.
Nên xác nhận số bằng cách nào trong họp?
Nhắc lại con số rồi hỏi lại cho chắc, và nếu quan trọng thì đề nghị gửi qua văn bản. Không ai thấy phiền vì việc này, ngược lại nó được đánh giá là cẩn thận.
Ký hiệu tiền tệ trùng nhau thì ghi thế nào?
Ghi kèm mã tiền tệ hoặc tên nước để không ai nhầm. Đây là quy ước phổ biến trong tài liệu quốc tế và không hề rườm rà.
Có nên đổi sang đơn vị quen thuộc khi trao đổi không?
Nên giữ nguyên đơn vị gốc và ghi thêm phần quy đổi trong ngoặc nếu cần. Đổi hẳn dễ gây nhầm và làm mất khả năng đối chiếu với tài liệu gốc.